Forretningsorden

ELSA AALBORGS FORRETNINGSORDEN

ELSA Aalborgs bestyrelse har i henhold til § 22 i vedtægterne fastsat sin forretningsorden. Du kan downloade forretningsorden her.

Forretningsorden for bestyrelsen i ELSA Aalborg 2025/2026

KAPITEL 1
Anvendelse

§ 1 Denne forretningsorden gælder for bestyrelsesarbejdet i ELSA Aalborg.

KAPITEL 2
Bestyrelsens ansvarsområder

§ 2 Formanden har ansvaret for den daglige ledelse i forening med Næstformanden.

Stk. 2. Formanden har ansvaret for kontakten med støttemedlemmer og sponsorer.
Stk. 3. Formanden har ansvaret for fundraising. Al fundraising skal ske med mandat fra formanden, medmindre andet er aftalt.
Stk. 4. Formanden har ansvaret for indgåelse af alle sponsorkontrakter og samarbejdsaftaler med andre foreninger og virksomheder. Alle aftaler skal forhandles med mandat fra Formanden, og den endelige aftale skal forelægges Formanden til underskrift, medmindre andet er aftalt.
Stk. 5. Formanden har ansvaret for vedligeholdelse af hjemmesiden i forening med VP Marketing.

§ 3 Næstformanden har ansvaret for indkaldelse og afholdelse af bestyrelsesmøder samt generalforsamling.

Stk. 2. Næstformanden har ansvaret for udfærdigelse, godkendelse, påtegning og offentliggørelse af referat, jf. § 19.

Stk. 3. Næstformanden har ansvaret for udarbejdelse af forretningsorden.
Stk. 4. Næstformanden har ansvar for revision og ændring af vedtægter.
Stk. 5. Næstformanden har ansvaret for vedligeholdelse af post der sendes til foreningens adresse og foreningens aktiver, der opbevares på Aalborg Universitet.
Stk. 6. Næstformanden har ansvaret for human ressources, herunder ansættelse af aktive medlemmer (Call for Directors) og opfølgning på Director-ansættelser.

§ 4 Kassereren har det løbende ansvar for bogføring.

Stk. 2. Kassereren har ansvaret for udarbejdelse af det endelige regnskab.
Stk. 3. Kassereren har ansvaret for overholdelse af budgetter.
Stk. 4. Kassereren har ansvaret for andre økonomiske anliggender, herunder ansvaret for betalingskort til ELSA Aalborgs konti.

§ 5 VP AA har ansvaret for at koordinere procedurekonkurrencen.

Stk. 2. VP AA har ansvaret for andre faglige arrangementer i løbet af bestyrelsesåret.

§ 6 VP STEP har ansvaret for student- og jobhunting i forbindelse med STEP-programmet.

§ 7 VP Marketing har ansvaret for at promovere ELSA Aalborgs aktiviteter og arrangementer i løbet af bestyrelsesåret.

Stk. 2. VP Marketing har ansvaret for udarbejdelse af promoveringsmateriale.
Stk. 3. VP Marketing er ansvarlig for driften af ELSA Aalborgs konti på sociale medier.
Stk. 4. VP Marketing har ansvaret for vedligeholdelse af hjemmesiden i forening med Formanden.

§ 8 VP S&C har ansvaret for planlægning og afholdelse af studieture og evt. institutional visits.

Stk. 2. VP S&C har ansvaret for ELSA Day.
Stk. 3. VP S&C har ansvaret for promovering af ELSA Law Schools.

§ 9 Bestyrelsen kan udnævne Directors til at bistå bestyrelsesmedlemmerne i deres arbejde.

Stk. 2. Udnævnelsen sker på baggrund af ansøgning.
Stk. 3. Stillingen som Director skal opslås offentligt med et passende varsel inden en nærmere angiven ansøgningsfrist.
Stk. 4. Bestyrelsen kan fremsætte forslag om godkendelse af den udnævnte Director ved bestyrelsesmøde. Stk. 5. Udnævnelsen gælder for indeværende bestyrelsesår.

§ 10 Bestyrelsen har mulighed for at nedsætte arbejdsgrupper til varetagelse af midlertidige opgaver, der falder uden for de nævnte ansvarsområder.

KAPITEL 3
Bestyrelsesmøder

§ 11 Bestyrelsesmøderne er lukkede.

Stk. 2. Det kan vedtages, at et bestyrelsesmøde er åbent såfremt særlige grunde taler herfor.

§ 12 Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpelt flertal. I personsager træffes beslutning med 2/3-dels flertal og afstemningen skriftlig medmindre andet besluttes.

Stk. 2. Alle bestyrelsesmedlemmer har stemmeret. Ingen andre end bestyrelsesmedlemmer kan stemme. Stk. 3. Ved stemmelighed er Formandens stemme udslagsgivende.
Stk. 4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af dens medlemmer er til stede.
Stk. 5. Bestyrelsesmedlemmer af ELSA Aalborg og Directors har taleret på bestyrelsesmøderne.
Stk. 6. Bestyrelsesmedlemmer kan ved fravær give stemmefuldmagt til et andet bestyrelsesmedlem eller en Director.
Stk. 7. En eventuel repræsentant fra ELSA Denmark har taleret på bestyrelsesmøderne.

§ 13 Indkaldelse til bestyrelsesmøder skal være bestyrelsesmedlemmerne og Directors i hænde senest en uge inden mødets afholdelse.

Stk. 2. Forslag til dagsordenen skal være Næstformanden i hænde senest to dage inden bestyrelsesmødets afholdelse. Næstformanden skal godkende forslag til dagsordenen.
Stk. 3. Ethvert medlem af ELSA Aalborg kan stille forslag til dagsordenen ved mødet. Bestyrelsen beslutter ved afstemning, om forslaget skal behandles.
Stk. 4. Ved bestyrelsesmødet begyndelse skal dagsordenen forelægges bestyrelsen til godkendelse. Bestyrelsen kan vedtage at slette eller tilføje punkter.

§ 14 Følgende punkter skal altid indeholdes i bestyrelsens dagsorden:

Tilstedeværende.
Valg af dirigent.
Valg af referent.
Godkendelse af dagsordenen.
Opdatering fra hvert relevante område.
Indkomne forslag.

Stk. 2. Bestyrelsen kan ikke stemme om forslag, der behandles under eventuelt. Forslaget kan debatteres, men skal vedtages på følgende bestyrelsesmøde, medmindre særlige forhold taler herfor. Særlige forhold kan eksempelvis være at der skal træffes beslutninger om et kommende arrangement.
Stk. 3. Der skal ikke vælges en dirigent, såfremt der er under 20 deltagere i bestyrelsesmødet.

§ 15 Referat fra bestyrelsesmøder skal være bestyrelsesmedlemmerne og Directors i hænde senest ti hverdage efter mødets afholdelse. Referatet kan offentliggøres på foreningens hjemmeside.

Stk. 2. Referenten fører fyldestgørende referat, medmindre andet aftales.
Stk. 3. Næstformanden har ansvaret for at føre løbende arkiv over referater. Referaterne skal være tilgængelige for enhver efter anmodning.

KAPITEL 4
Fratrædelse og midlertidig fratrædelse

§ 16 Hvis et bestyrelsesmedlem vælger at fratræde, nominerer bestyrelsen en person til at indtræde som det nye bestyrelsesmedlem eller en person fra bestyrelsen til at varetage ansvarsområderne for det fratrædende bestyrelsesmedlem.

Stk. 2. Nomineringen af en person sker på et bestyrelsesmøde.
Stk. 3. Hvis et bestyrelsesmedlem på grund af særlige omstændigheder ikke kan varetage sine ansvarsområder i en kortere periode, nominerer bestyrelsen en person fra bestyrelsen til at varetage ansvarsområderne i den midlertidige periode.

KAPITEL 5
Eksklusion

§ 17 Eksklusion af bestyrelsesmedlemmer fra foreningen skal følge vedtægterne for ELSA Aalborg og skal derved ske ved generalforsamling.

Stk. 2. Første gang et bestyrelsesmedlem forsømmer sine pligter uden meddelelse eller saglig grund, kan formanden give en mundtlig advarsel. I tilfælde af yderligere pligtforsømmelse kan formanden give en skriftlig advarsel. Fortsat pligtforsømmelse giver legitim grund til indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling med henblik på eksklusion.
Stk. 3. Bestyrelsen kan pålægge Formanden at give en skriftlig advarsel efter stk. 2.
Stk. 4. Ved eksklusion af et bestyrelsesmedlem nominerer bestyrelsen en person til at indtræde som det nye bestyrelsesmedlem eller en person fra bestyrelsen til at varetage ansvarsområderne for det afgående bestyrelsesmedlem. Ved suspension efter reglerne i stk. 5 varetager denne person ansvarsområderne i suspensionsperioden.
Stk. 5. Ved beslutning om indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling med henblik på eksklusion af et bestyrelsesmedlem, stemmes der i bestyrelsen om hvorvidt personen skal suspenderes indtil afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling eller til en nært forestående generalforsamling.
Stk. 6. Ved eksklusion af Formanden, indtræder Næstformanden i dennes sted. Næstformanden afløses efter fremgangsmåden i stk. 4.

KAPITEL 6
Arkiveringspligt

§ 18 Hvert bestyrelsesmedlem er ansvarlig for at føre arkiv over sit arbejde i det igangværende bestyrelsesår. Bestyrelsesmedlemmerne skal gemme dokumenter, der er nødvendige for arbejdets videreførelse i kommende bestyrelsesår samt dokumenter, der er en del af foreningens historiske og kulturelle arv.

KAPITEL 7
Ikrafttræden

§ 19 Denne forretningsorden gælder, når den er vedtaget af bestyrelsen ved simpelt flertal.

Stk. 2. Forretningsordenen er sidst vedtaget den 21. september 2021.